Entre los diversos tipos de comunicación comercial, la correspondencia es una parte importante de la vida de la oficina. Su herramienta principal son las notas de oficina conocidas, que, según el contenido, son explicativas, lecturas, etc.
¿Qué es una nota y por qué se necesita?
De acuerdo con su propósito, una nota es un mensaje informativo dirigido a los empleados de su propio departamento o de otros departamentos, la administración de departamentos, empresas, divisiones, sucursales. La lista de temas cubiertos en tales documentos es bastante amplia. Los memos informan sobre los principales eventos en la vida de la empresa, sobre la implementación del trabajo actual, las situaciones inusuales prevalecientes, contienen quejas y maneras de resolver diversos problemas de producción.
El objetivo principal de este tipo de comunicación esla coordinación de una amplia variedad de temas de trabajoen los casos en que la decisión oral no es posible por ningún motivo. La nota también se puede usar como guía para redactar órdenes, que, a diferencia de las órdenes, son más informales.
Ejemplo de nota de servicio
Tipos y propósito de los memorandos
Un memo es el tipo de memorándum más popular dirigido al jefe de la empresa, el jefe de contabilidad o cualquier otro funcionario superior. El objetivo principal del informe esinformar a las personas superiores sobre cualquier situación , el desempeño del trabajo, así como elaborar recomendaciones para resolver (eliminar) el problema, etc. Un memorandoA diferencia del servicio, siempre va al nivel superior y tiene fuerza legal.
El tipo más común de memorandos es informar, informar a la gerencia sobre la implementación de los planes, el progreso del trabajo en curso, etc. Menos frecuentemente son los informes que informan sobre cualquier situación no planificada que requiera una respuesta de una administración superior. El rango de preguntas de dichos informes es bastante amplio: desde información relacionada con la actividad sectorial principal de la empresa hasta quejas sobre la organización de las condiciones de trabajo e informes sobre el incumplimiento de la disciplina laboral y financiera, el comportamiento oficial, etc.
Memorándum - ejemplo
Creamos una nota apropiada
La estructura de la nota requiere la presencia de los siguientes elementos:
- "Gorras" que indican la organización, el nombre y la posición del destinatario, el nombre y el nombre del originador.
- Un bloque de texto que consiste en el título del documento ("Nota de Nota") y un resumen de la situación, las acciones, las solicitudes.
- Fechas y firmas del originador (la fecha, la firma y el nombre del originador se indican en una línea de izquierda a derecha).
También se puede indicar un número de registro en la nota de servicio si está registrado en la revista según las reglas de la empresa. Es importante tener en cuenta que dado que los memorandos de oficina se usan solo dentro de la organización, la disponibilidad de formularios no es un requisito previo, a menos que las reglas de la compañía lo exijan. Al mismo tiempo, algunas empresas tienensu propio membrete con un logotipo diseñado específicamente para la correspondencia comercial.
¿Cómo hacer un memorando?
El informe en su estructura es similar al del servicio. Su principal diferencia es el destinatario: si la información en la nota se puede enviar a cualquier otro empleado, entonces el mensaje del informe se envía al funcionario superior.
Las formas de escribir una nota varían según el propósito. En particular, el informe interno enviado a la gerencia dentro de la organización se emite de la misma manera que la nota de servicio. La diferencia radica en el contenido del bloque de texto, denominado "Memorando", que contiene una declaración de la esencia del problema, propuestas para su eliminación o una descripción de las medidas ya tomadas.
Pero al redactar un memorando externo dirigido a empleados de otras organizaciones, las reglas son más estrictas:
- El documento se redactará con el membrete de la organización.
- La nota se registra en el libro de cartas salientes de la empresa, mientras que el número de registro asignado se indica en el encabezado de la nota. Además, al recibir una nota, se registra como un documento entrante en la organización del destinatario.
- Una nota externa está firmada, como regla, por el jefe de la empresa o su adjunto. Al enviar, también pueden requerirse firmas de jefes de otros departamentos.
- La fecha de la nota es la fecha en que se firmó y envió.
- Si la nota va acompañada de anexos documentales, entonces enSu parte de texto es una lista de documentos adjuntos.
El texto del informe depende de su finalidad:
- Un informe de informe debe contener información sobre el progreso del trabajo, el cumplimiento de los plazos, una descripción de los problemas actuales, etc. Dicho informe le permite al jefe notar las fallas en el trabajo a tiempo y eliminarlas.
- Un memorándum que informa sobre una situación específica consiste en una descripción detallada del problema y propuestas para su mejora (eliminación). En la práctica, muy a menudo tales documentos se dedican a quejas de violaciones de la disciplina laboral por parte de los empleados y, por lo tanto, son negativos. Por lo tanto, al presentar la información, es importante omitir el componente emocional y mantener el punto.
Memo o informe: ¿cuál es la diferencia?
Como vemos, la oficina y el memorando tienen muchas características comunes. Por lo tanto, ambas opciones se utilizan para la comunicación empresarial, tienen una estructura de diseño similar. Al mismo tiempo, hay una serie de diferencias:
- La nota se dirige a los empleados de diferentes rangos dentro de la empresa, mientras que el informe se hace solo a la dirección de un nivel superior (uno propio o de una empresa de terceros).
- La nota es un documento interno, mientras que el informe se puede utilizar en correspondencia externa con otras entidades legales.
- Una nota, en contraste con un informe, no tiene fuerza legal.
- Dado que la nota se utiliza internamente, puede redactarse en una hoja de papel normal. PorSe emite el mismo principio y el informe interno, si se utiliza dentro de la empresa. Al mismo tiempo, si el informe se envía a otra organización, en su preparación, se utiliza un membrete, un número de registro y otros elementos obligatorios de la correspondencia oficial.
